SPAZI DI LAVORO: OBBIETTIVO SMART OFFICE, UN MUTAMENTO GRADUALE QUANTO NECESSARIO
Nell’ultimo decennio gli spazi di lavoro sono stati interessati da una vera e propria rivoluzione, preludio alla nascita di una nuova generazione di ufficio: lo “Smart Office”.
Osservando dall’esterno questo fenomeno ci si accorge che in molte aziende l’ambiente di lavoro tende gradualmente a divenire una sorta di estensione delle persone che vi trascorrono al suo interno gran parte della giornata: l’obbiettivo è rispondere ad esigenze di funzionalità ed efficienza richieste da un nuovo modo di lavorare, ma anche di soddisfare il desiderio di vivere un ambiente lavorativo accogliente, piacevole e stimolante.
Per comprendere questo cambiamento è necessario realizzare che prima degli spazi a cambiare sono stati il modo di lavoro e le aziende stesse: l’assunto di base è che nel moderno scenario economico, caratterizzato da nuove forme contrattuali e nuovi approcci gestionali, le organizzazioni sono diventate assai meno gerarchiche.
In tale contesto le mansioni del lavoratore risultano meno “schematizzate”: lavorare significa saper gestire al meglio le proprie risorse ed il proprio tempo per raggiungere i risultati attesi.
Va da sé che gli spazi destinati ad accogliere l’attività lavorativa debbano adeguarsi alla nuova realtà aziendale, in una logica “smart”.
Progettare uno Smart Office significa pianificare un’azione a più livelli, ridefinendo il significato degli spazi per il lavoro e la logica con cui vengono concepiti; in questa nuova modalità si debbono considerare, ad esempio, la necessità di personalizzazione, la flessibilità, la multifunzionalità, l’integrazione tecnologica, l’acustica, l’automazione e la predisposizione di spazi con nuovi scopi (come wellness e accoglienza).
“La definizione dello smart office ha coinciso con un processo di svincolamento dalla rigidità di alcune sovrastrutture spaziali: non c’era più la necessità di essere vincolati alla inflessibilità del proprio spazio di lavoro, con telefono, computer e altre attrezzature, perché grazie alla possibilità di accedere liberamente e ovunque alle informazioni si sono create le condizioni per lavorare in maniera diversa. Di conseguenza si sono generati ambienti di natura completamente differente, perché gli essere umani che sono di fatto i ‘terminali’ delle informazioni necessarie per lavorare, possono trovarsi e spostarsi dappertutto. Smart significa intelligente, e quindi si tratta di un concetto legato alla flessibilità, alla capacità di rispondere in maniera efficiente alle svariate e multiformi esigenze dell’essere umano”.
Antonio Gioli, GBPA Architects
In termini architettonici gli uffici si stanno gradualmente trasformando: dal vecchio standard – che prevedeva una netta distinzione tra aree operative con scrivanie cubicle, sale riunioni sovradimensionate e sfarzosi uffici direzionali – si è passati ad un sistema più “democratico”, dove aree con funzioni tra loro diverse convivono l’una accanto all’altra in openspace frastagliati da partizioni acustiche.
La multifunzionalità viene favorita tramite l’adozione di soluzioni d’arredo che ben si prestano a duplici – o molteplici – modalità di utilizzo: tavoli riunioni convertibili in piani operativi per il lavoro individuale, aree lounge con salottini adatti anche per lavorare in team in maniera più informale, oppure zone isolate acusticamente, utilizzabili sia per momenti di meeting sia per lavorare individualmente con la massima concentrazione.
Un altro aspetto ricorrente nel passaggio allo smart office è quello della predisposizione al desk sharing: con l’obbiettivo di abbattere i costi e ridurre gli spazi utilizzati molte aziende scelgono di abbandonare la pratica di assegnare una scrivania personale; giornalmente gli impiegati arrivano a lavoro, recuperano dal loro armadietto il portatile e si dirigono in uno degli ambienti dedicati alla o alle attività che dovranno affrontare nella giornata, sedendosi nella postazione più adatta al task da svolgere.
Tra i punti forza del desk sharing c’è la maggiore flessibilità per i dipendenti di scegliere la loro postazione. In quest’ottica le scrivanie non sono dedicate a una persona sola, piene di scartoffie e di oggetti personali. La condivisione, invece, incoraggia la collaborazione abbattendo le barriere. Inoltre, senza uno spazio di lavoro dedicato ai singoli, i dipendenti hanno la libertà di muoversi scegliendo dove e come lavorare.
Per troppo tempo, l’ufficio è stato concepito come un luogo statico, dove il lavoratore era costretto a trascorrere il proprio tempo: l’avvento delle nuove tecnologie consente alle persone di svolgere il proprio lavoro anche in mobilità, riducendo lo spazio ufficio ad un “touch point”, uno luogo di passaggio dove i lavoratori sentano la necessità di recarsi, per ricaricarsi, incontrarsi e concentrarsi sapendo di poter essere più creativi e produttivi.
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